Ken je dat? Je bent met een project bezig en krijgt vanuit alle kanten informatie te verwerken. Collega’s die verschillende taken op verschillende momenten oppakken, hun mening (willen) geven of vragen hebben. De opdrachtgever die betrokken is en je ook zo wil houden. Externe partijen die feedback geven en input leveren. En uiteraard heb je zelf ook een behoorlijke to-do-lijst en behoefte aan overzicht, want er is een deadline die nadert.
Wat zou het toch handig zijn als al deze taken, rollen, data en personen in een overzicht zouden staan en je een en ander kon beïnvloeden … Dat kan, dankzij Trello.
Wat is Trello?
Trello is een zeer gebruiksvriendelijke online tool waarbij ieder project georganiseerd wordt per board die weer meerdere lists (kolommen) bevat. Iedere kolom heeft een titel en daaronder creëer je meerdere taken of activiteiten in de vorm van kaarten. Zo ontstaat er een soort online whiteboard aan de muur waarop aantekeningen, planning, en post-its met to do’s staan. Trello vertelt je wie waaraan werkt en wat de voortgang is.
Er wordt gewerkt met de methode waarbij een taak of activiteit van links naar rechts de workflow doorloopt. Deze zogenaamde kaartjes verschuiven naarmate de fase verstrijkt, steeds verder naar rechts op het board (gebaseerd op de SCRUM methode).
Occhio & Trello
Bij Occhio gebruiken we Trello tijdens de testfase van een project. De projectmanager richt een board in en nodigt betrokkenen (in- en extern) uit deel te nemen aan het Trello-board. Ter illustratie: voor de testfase hanteren wij de volgende lists (kolommen):
Van links naar rechts: To do (Occhio), To do (klantnaam), Doing (Occhio), Done, Parkeerplaats
Kaarten
Om de kolommen te vullen worden kaarten gebruikt. Iedere kaart bevat een taak (of activiteit of bug) en kan door iedereen worden aangemaakt. Iedere kaart heeft een titel, als je er op klikt toont de achterzijde waar verschillende opties getoond worden:
- Beschrijving/ opmerking toevoegen
- Label toevoegen (kleur en daar een labeltitel)
- Kaart aan een specifiek persoon (of personen) toekennen (via avatar van persoon)
- Checklist opnemen en voortgang daarvan zien
- Vervaldatum benoemen
- Bijlage(n) toevoegen
Achterzijde kaart
De opdrachtgever gaat in deze fase de website testen en plaatst zijn of haar opmerkingen/taken in Trello door kaarten toe te voegen. Vanaf dat moment wordt het board verder gevuld. Op een vooraf afgesproken moment gaan wij met de taken aan de slag. De projectmanager voegt zonodig opmerkingen toe, kent kaarten toe aan mensen, prioriteert de kaarten en hangt er eventueel deadlines aan. Deelnemers aan een board kunnen filteren op hun eigen naam en alleen die taken zien. Filteren kan ook op deadline en kleur (categorie).
Als een taak wordt opgepakt, verplaatst de betrokkene deze naar de kolom Doing. Eventuele vragen of onduidelijkheden plaatst hij op de achterzijde van de kaart en verplaatst de kaart naar de kolom To Do (klantnaam). De opdrachtgever krijgt daar een melding van en kan direct reageren via de kaart.
Ook via de uitgebreide smartphone-app kan je push-berichten ontvangen van dergelijke wijzigingen. Als een taak afgerond is wordt de kaart verplaatst naar de kolom Done en kan de volgende kaart opgepakt worden.
Zowel de opdrachtgever als de Occhio-medewerkers kunnen dit alles realtime online volgen. Doordat we gezamenlijk in hetzelfde systeem werken, zijn zowel wij als de opdrachtgever volledig op de hoogte van de voortgang. Het biedt voor alle betrokkenen op ieder moment van de dag inzage in welke taken wel of niet opgepakt en afgerond zijn en wie er wat nog te doen heeft. Kortom: overzicht en transparantie voor iedereen!
Je kunt Trello volledig naar eigen inzicht inrichten en is te gebruiken voor software-ontwikkeling en evenementen planning. Het is interessant voor projectmanagers, consultants, sales, support afdelingen en natuurlijk ook voor persoonlijk gebruik.
Enthousiast geworden? Enkele tips:
Ga zelf eens aan de slag met Trello op www.trello.com en kijk of het bevalt. Tot slot een aantal tips:
- Maak het niet te ingewikkeld. Maak niet teveel kolommen of kaarten aan.
- Gebruik niet te lange of te vage titels voor de kaarten.
- Benut de achterzijde van de kaart om alle benodigde informatie toe te voegen.
- Voeg alle betrokkenen toe aan het board en ken mensen toe aan kaarten door de avatar te verslepen.
- Bekijk en bespreek regelmatig het board met het projectteam.
Kijk ook eens op het ontwikkelboard van Trello voor de laatste tips en ideeën, bekijk het introfilmpje op Youtube, of lees hun blog. Succes!