De laatste tijd zijn er een aantal initiatieven opgedoken van mensen die een tijdje zonder Google proberen te leven. In NRC Next hebben journalisten een Google-loze week gehouden en hun conclusie was dat Google-loos leven wel kan, maar Google-loos surfen vrij lastig is.
Wat wij interessant vinden is hoe je Google juist zo goed mogelijk kan inzetten. Naast de zoekmachine en alle daaraan gerelateerde producten en diensten zijn er ook allerhande online producten die samen een zeer bruikbare backoffice vormen: Google Apps.
Iedereen die een Google Account heeft zal al wel kennis gemaakt hebben met Google Apps. Er bestaat ook een variant voor bedrijven: een Google Account dat gekoppeld kan worden aan de eigen domeinnaam, waardoor de e-mail op dat domein binnen Google apps beschikbaar is. Dit account bestaat uit de volgende onderdelen:
- Gmail voor bedrijven
25 GB opslagruimte, minder spam, een beschikbaarheidsgarantie van 99,9% en verbeterde e-mailbeveiliging. - Google Agenda
Agendabeheer, planning, agenda’s online delen en mobiel synchroniseren. - Google Documenten
Documenten, spreadsheets en presentaties. Werk online zonder bijlagen. - Google Discussiegroepen
Door gebruikers gecreëerde groepen ten behoeve van verzendlijsten, het eenvoudig delen van content en doorzoekbare archieven. - Google Sites
Veilige webpagina’s zonder code voor intranetsites en door teams beheerde sites. - Google Video
Afgeschermd en veilig delen van gehoste video’s.
Nu kennen deze online diensten hun beperkingen. Verwacht niet dat je met Google Sites hele flitsende websites kan bouwen. Wel kan je simpele internet- of intranetpagina’s maken waarmee informatie gedeeld kan worden, maar wel met veel mogelijkheden. Een hele aardige uitgebreide site maakten we laatst voor een Hondenschool in Didam: www.hondenschoolmaik.nl. Voor Google Documenten (Docs) geldt hetzelfde: hele ingewikkelde spreadsheets zijn geen optie, maar bij alle tools geldt dat ze wel de functionaliteit bieden die het gros van de mensen daadwerkelijk gebruikt. In de praktijk zal de gemiddelde gebruiker niet snel misgrijpen. Bijkomend voordeel is dat meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document kunnen werken.
Voor kleine en middelgrote bedrijven kan Google Apps een goedkoop alternatief zijn voor een complete backoffice inclusief intranet.
Voor kleine en middelgrote bedrijven kan Google Apps een goedkoop alternatief zijn voor een complete backoffice inclusief intranet. Het enige dat je nodig hebt is een werkende internetverbinding. Veel issues m.b.t. thuiswerken lijken hiermee ook opgelost. Er zijn immers geen ingewikkelde VPN-verbindingen nodig.
Wil je meer informatie over het opzetten van je eigen zakelijk intranet en wil je weten wat wij hierin voor je kunnen betekenen? Neem contact met mij op.